Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. İşletmeci ve iletişim

Himmet Arslan, SetTrainer’ın kendi hesap, güvenlik ve destek işlemlerinin amaç ve yöntemlerini belirlediği ölçüde veri sorumlusudur. Stüdyonuz; üyelik, seans, personel ve kendi hizmet kayıtları bakımından ayrıca sorumluluk taşır. SetTrainer, stüdyonun talimatıyla yürüttüğü teknik barındırma ve yönetim işlemlerinde veri işleyen olarak hareket edebilir. Tarafların rolü, ilgili işlemde fiilen kimin karar verdiğine göre belirlenir.

Stüdyonuzun kendi aydınlatma metni bu metinden ayrıdır. Stüdyo kayıtları hakkındaki taleplerinizi stüdyonuza, SetTrainer platformuna ilişkin taleplerinizi yukarıdaki iletişim kanalına iletebilirsiniz.

2. Toplanan veriler ve kullanım amaçları

Kullandığınız özellik ve rolünüze göre aşağıdaki bilgiler işlenebilir:

• Hesap ve iletişim: ad-soyad, telefon, e-posta, kullanıcı kimliği, rol ve stüdyo bağlantısı; giriş, doğrulama, hesap kurtarma ve erişim yönetimi için.
• Üyelik ve program: paketler, kalan haklar, seans tarihleri, katılım, iptal ve telafi kayıtları, grup üyeliği ve eğitmen atamaları; stüdyo hizmetlerinin planlanması ve takibi için.
• Mali kayıtlar: stüdyonun kaydettiği ödeme, tahsilat, paket bedeli ve eğitmen ücret/prim bilgileri; mali takip ve raporlama için. Bu kayıtlar, ödeme kartı bilgisiyle aynı değildir.
• Profil ve takip: doğum tarihi, ölçümler, Tanita raporları, gelişim fotoğrafları, antrenman notları, beslenme kayıtları ve günlük adım değerleri; ilgili profil, gelişim ve takip özellikleri için. Doğum tarihi stüdyonun doğum günü hatırlatmalarında da kullanılabilir.
• Kullanıcı içerikleri: yüklediğiniz dosyalar, yemek açıklamaları, seçtiğiniz görseller, destek başvuruları ve analiz sonuçları; talep ettiğiniz işlevin sunulması için.
• Teknik veriler: oturum/işlem kayıtları, cihaz bildirim belirteçleri, izin tercihleri, uygulama kullanım olayları, çökme raporları, hata ve güvenlik bilgileri; erişim güvenliği, kullanımın ölçülmesi, kötüye kullanımın önlenmesi, hata giderme ve bildirim teslimi için. iOS ve Android uygulamalarında Google Analytics for Firebase ve Firebase Crashlytics; uygulama açılışı/etkileşimleri, uygulama sürümü, uygulama örneği ve çökme kimlikleri, cihaz ve işletim sistemi bilgileri, tanılama kayıtları ve çökme yığın izleri gibi teknik verileri işleyebilir. Analytics için reklam kimliği toplama ve reklam kişiselleştirme sinyalleri kapalıdır; maskelenmiş IP adresinden yaklaşık konum çıkarımı gibi diğer teknik işlemler devam edebilir. Bu araçlara üye adı, telefon numarası, e-posta, seans veya sağlık verisi özel olay parametresi olarak gönderilmez. Altyapı sağlayıcıları bağlantı sırasında IP adresi ve teknik cihaz/ağ bilgilerini de işleyebilir.

Veriler sizin girişlerinizden, seçtiğiniz dosyalardan, yetkili stüdyo personelinin işlemlerinden, izin verdiğiniz cihaz özelliklerinden ve hizmetin teknik çalışmasından elde edilir. Stüdyonun önceki sisteminden kayıt aktarımı da yapılabilir; bu aktarım stüdyonun gerekli bilgilendirme ve hukuki dayanak sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

3. İşlemenin hukuki dayanakları

Hesabın ve talep edilen hizmetin yürütülmesi için doğrudan gerekli olağan kişisel veriler KVKK m.5/2-c kapsamında; uygulanabilir kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli kayıtlar m.5/2-a veya ç kapsamında; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli bilgiler m.5/2-e kapsamında işlenebilir. Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi işlemlerinde, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek ve gerekli/ölçülü olmak kaydıyla m.5/2-f uygulanabilir. Bu dayanaklar her veri için topluca veya sınırsız biçimde kullanılmaz.

Sağlık bilgisi niteliğindeki ölçüm, rapor, fotoğraf ve takip verileri özel nitelikli kişisel veri olabilir. Bu işlemler KVKK m.6’daki geçerli işleme şartlarından birini gerektirir. Başka bir uygulanabilir şart yoksa bilgilendirilmiş açık rıza gerekir; yalnızca stüdyo üyeliği, cihaz izni veya bu politikayı okumuş olmak yeterli değildir. AI analizi izni de sağlık verisinin bütün kullanım amaçları için genel izin değildir.

İsteğe bağlı analizler için verilen izin geri alınabilir. Doğum günü hatırlatmaları ve zorunlu olmayan kullanımlarla ilgili tercihlerinizi de bize veya stüdyonuza bildirebilirsiniz. Ticari tanıtım ile hizmet bildirimleri aynı amaç sayılmaz.

4. Yapay zekâ ve Tanita raporları

SetTrainer, AI analizlerinde Groq hizmetini kullanır. İlgili özellik için izin verdiğinizde ve analiz istendiğinde:

• Yemek metni analizinde yazdığınız yemek açıklaması,
• Yemek fotoğrafı analizinde seçtiğiniz görsel ve varsa porsiyon notu,
• Gelişim fotoğrafı karşılaştırmasında seçilen iki görsel ve ilgili sayısal ölçümler,
• Sayısal gelişim özetinde ilgili izin kapsamında takip ve ölçüm bilgileri

analiz amacıyla Groq’a iletilebilir. Yemek metni, yemek fotoğrafı ve gelişim fotoğrafı izinleri birbirinden ayrıdır. AI veri izni ekranından ilgili izni kapatabilirsiniz. Kapatma yeni analizleri durdurur; önceki kayıt ve sonuçları kendiliğinden silmez.

AI isteklerine ad, telefon veya e-posta alanlarının ayrıca eklenmemesi, gönderilen içeriğin anonim olduğu anlamına gelmez: görsel veya serbest metin kendi içinde kimlik ve sağlık bilgisi taşıyabilir. Gereksiz kişisel bilgi eklemeyin. Groq veri işleme açıklamaları, sağlayıcının uygulamalarına ilişkin ek bilgi içerir. Sağlayıcıya iletilen veriler için koşulsuz sıfır saklama veya eğitimde hiç kullanılmama garantisi verilmez.

Tanita PDF’leri dosya olarak saklanabilir ve ölçüm değerlerinin çıkarılması için işlenebilir. Yerel metin çıkarma yeterli olmazsa Google Cloud Document AI’ın Avrupa uç noktasına belge gönderilebilir. Yalnızca kendinize ait veya yüklemeye yetkili olduğunuz belgeleri paylaşın. Başkasının raporunu yüklemek o kişinin açık rızasını kendiliğinden oluşturmaz.

AI sonuçları hatalı olabilir; tıbbi tanı, tedavi veya uzman değerlendirmesi yerine geçmez.

5. Kimlerle paylaşılır?

• İlgili stüdyonun yetkili personeli: görev ve yetkisi kapsamındaki üye, seans, takip ve rapor bilgileri. Koçların üye iletişim bilgileri ve ham gelişim fotoğrafları, üyelerin koç iletişim bilgileri üzerindeki erişimleri kısıtlanır. Analiz sonuçları ile ham fotoğrafların erişim kapsamları aynı değildir.
• Google/Firebase ve Google Cloud: kimlik doğrulama, veritabanı, dosya barındırma, sunucu işlemleri, güvenlik, iOS ve Android uygulamaları için kullanım analitiği ve çökme tanılama, gerektiğinde belge OCR. Telefon doğrulamasında numara Google tarafından kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla da işlenebilir. Firebase gizlilik açıklaması.
• Groq: yalnızca ilgili analiz işlevinin girdileri ve çıktıları.
• Expo, Apple ve Google bildirim altyapıları: bildirim belirteci ve mesajın cihaza ulaştırılması için gerekli içerik.
• Yetkili merciler: uygulanabilir hukuki yükümlülük veya usulüne uygun talepler kapsamında gerekli bilgiler.

Kilit ekranı önizlemeleri cihaz ayarlarına bağlı olarak mesaj içeriğini gösterebilir. Bu görünürlüğü cihazınızdan sınırlandırabilirsiniz. Yetkili teknik erişim, bakım ve destek amacıyla gerekli kapsamla sınırlı olmalıdır.

6. Türkiye dışındaki hizmetler

Bulut, AI, OCR ve bildirim sağlayıcıları nedeniyle veriler Türkiye dışında işlenebilir. Avrupa sunucusu da Türkiye dışındadır. İşleme ülkeleri ve alt hizmet sağlayıcılar kullanılan hizmete göre değişebilir; ilgili aktarım hakkında yukarıdaki iletişim kanalından bilgi isteyebilirsiniz.

Yurt dışı aktarımı, KVKK m.9’daki uygulanabilir şartların ayrıca sağlanmasını gerektirir. Bu metin bir aktarım izni değildir; bir sağlayıcının sözleşmesine bağlantı verilmesi veya uygulamada genel izin alınması tek başına bu şartların sağlandığı anlamına gelmez. Bu sayfa belirli bir standart sözleşmenin imzalandığına veya resmi bildirim yapıldığına ilişkin bir beyan içermez.

7. Cihaz izinleri ve tarayıcı depolaması

Kamera, fotoğraf ve dosya erişimi seçtiğiniz içeriğin yüklenmesi için; hareket/adım izni desteklenen cihazlarda günlük adım takibi için; bildirim izni hatırlatmalar için kullanılır. İzinleri cihaz ayarlarından değiştirebilirsiniz. İzin vermediğiniz özelliğe bağlı işlev sınırlanabilir. Adım takibi cihaz pedometresini kullanır; bu metin HealthKit veya Health Connect üzerinden ek sağlık verisi alındığı iddiasını içermez.

Web panelinde oturum ve stüdyo seçimi gibi işlevler için tarayıcı depolaması kullanılır. Kimlik doğrulama ve güvenlik sağlayıcıları da teknik depolama kullanabilir. Bu politika, zorunlu olmayan reklam veya analiz çerezlerine toplu onay yerine geçmez.

8. Saklama ve hesap silme

Saklama süresi; hesabın ve stüdyo ilişkisinin devamına, kaydın işleme amacına, uygulanabilir kanuni yükümlülüklere ve hakların korunması için gerekliliğe göre değerlendirilir. Bütün veri grupları için tek bir süre uygulanmaz. Kendi kaydınıza ilişkin saklama gerekçesi ve silme durumu hakkında bilgi talep edebilirsiniz.

Gelişim fotoğrafları ilgili ekrandan silinebilir. Kalıcı saklama onayıyla tutulan Tanita PDF’leri geçici yükleme temizliğinden farklıdır. Yemek fotoğrafı analizinin geçici yüklemesi analiz sonrası temizliğe tabidir. Sonuç önbelleğinin geçerlilik süresi, fiziksel silmenin tamamlandığı tarih olarak kabul edilmemelidir.

Hesap silme: mobil uygulamada Hesap → Hesabımı sil, web panelinde hesap ayarlarından talep başlatabilirsiniz. Talep kabul edilince erişim kapatılır; bağlı kayıt ve dosyaların temizliği arka planda yürütülür. Diğer kişilerin ortak seans kayıtları korunurken silinen kullanıcıya ait bağlantılar kaldırılabilir. Teknik bir sorunla karşılaşırsanız hesap silme başvurusu yapabilirsiniz; şifre veya doğrulama kodu göndermeyin.

Stüdyonun son yöneticisiyseniz uygulama yönetimin devrini isteyebilir; devir yapamıyorsanız yukarıdaki kanaldan başvurabilirsiniz. İzin kapatma, uygulamayı telefondan kaldırma ve hesabı silme farklı işlemlerdir.

Yedekler, güvenlik kayıtları, önceki sistemden alınmış aktarım arşivleri ve stüdyonun bağımsız tuttuğu belgeler profil silme işlemiyle aynı anda otomatik silinmiş sayılmaz. Bu kayıtlar da silme başvurusu kapsamında ayrı değerlendirilmelidir. Silinmesi hukuken mümkün olmayan kayıtlar varsa ilgili dayanak ve kapsam başvurunuza verilen yanıtta açıklanır.

9. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK m.11 kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi ve dışındaki alıcıları öğrenme, eksik/yanlış verileri düzelttirme, şartları oluştuğunda silme veya yok etme, düzeltme ve silmenin alıcılara bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik analiz sonucu aleyhinize oluşan sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarınız vardır.

Taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yukarıdaki adres veya iletişim kanalı üzerinden iletebilirsiniz. Kayıtlı e-posta adresinizden başvurmanız kimlik doğrulamayı kolaylaştırır. Gerekli ve ölçülü ek doğrulama istenebilir. Başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; kanuni şikâyet haklarınız saklıdır.

Açık rızanızı ileriye yönelik geri alabilirsiniz. Geri alma, daha önce hukuka uygun yapılan işlemleri veya başka geçerli hukuki dayanağa sahip işlemleri kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

10. Çocuklar ve güvenlik

SetTrainer stüdyo yönetimi ve üye takibi içindir; çocuklara özel bir hizmet olarak sunulmaz. Bununla birlikte stüdyonun çocuk üyeleri olabilir. Çocuklara ait veriler, özellikle sağlık bilgileri ve fotoğraflar için yaşa uygun bilgilendirme, gerekli temsil/yetki ve hukuki işleme şartları ayrıca sağlanmalıdır. Uygunsuz bir çocuk verisi kaydı olduğunu düşünüyorsanız bize bildirin.

Erişim yetkilendirmesi ve teknik güvenlik önlemleri kullanılır; hiçbir sistem için mutlak güvenlik garantisi verilemez. Başkasının hesabını kullanmayın ve giriş/OTP bilgilerinizi paylaşmayın.

11. Değişiklikler

Önemli işleme amacı veya sağlayıcı değişikliklerinde bu metin güncellenir; gerektiğinde ek bilgilendirme ve ayrı izin sağlanır. Güncel sürüm ve tarih sayfanın başındadır. Politikanın güncellenmesi daha önce verilmemiş bir açık rızayı kendiliğinden oluşturmaz.